Découvrez notre offre qualité (Qualiopi) pour organismes de formation

À ce jour, pour rappel, les informations et dispositions suivantes sont actées :

Le choix fait par un organisme de formation d’être certifié ou pas relève d’une décision stratégique, dépendant notamment du modèle d’affaires, des besoins des clients et des orientations de développement de l’organisme. En ce début 2022, environ 30 000 organismes sont certifiés Qualiopi ou en cours de finalisation d’audit de certification. Ce nombre correspond environ à 50 % de l’ensemble des organismes ayant déclaré un chiffre d’affaires non nul au cours de l’année civile écoulée. C’est là, très certainement, la proportion d’organismes, comptant les majors de la formation professionnelle continue, ayant considéré que Qualiopi était incontournable pour leurs activités.

Il semble aussi qu’une autre partie des organismes de formation a fait d’autres choix : arrêt d’activité, concentration sur la formation « non conventionnée » auprès d’entreprises prenant en charge directement les coûts de formation, transfert de l’activité de formation en sous-traitance…

Pour les petits OF et les indépendants, déjà en activité ou se lançant dans l’activité de formateur, plusieurs choix peuvent en effet être envisagés:

Les règles de certification applicables pour le RNQ (Qualiopi) sont spécifiques sans toutefois être très différentes de celles en vigueur pour d’autres référentiels qualité connus, y compris dans le monde de la formation professionnelle, comme par exemple les référentiels ISO 9001 ou NF Services ou ISQ-OPQF (il y en a d’autres), délivrés par des organismes de certification accrédités par le COFRAC en France et/ou par un de ses homologues au niveau international.

Côté organismes de formation professionnelle et d’accompagnement au développement des compétences, la démarche de préparation à la certification qualité selon le référentiel national qualité (RNQ ou Qualiopi) peut être résumée en quatre phases, comme indiqué sur la figure ci-dessous.

Notons que selon la maturité de l’organisme en démarche qualité, certaines phases peuvent être optionnelles ou allégées. Il convient également de rappeler que l’accompagnement (qui est le sujet de ce document) et la certification doivent être clairement disjoints et réalisés par des entités différentes (règle d’accréditation). Ce qui implique aussi qu’une proposition commerciale d’accompagnement ne doit pas inclure la prestation de certification et qu’inversement une proposition commerciale de certification ne doit pas inclure la prestation d’accompagnement, sous peine d’enfreindre les règles d’impartialité.

Cette démarche peut être conduite par des ressources internes ou externes, en présentiel ou à distance, avec les moyens techniques et pédagogiques disponibles aujourd’hui.

Chaque phase, ou étape, a son importance et des modalités de réalisation optimales sont à trouver, qui peuvent varier selon la taille de l’organisme, sa maturité en démarche qualité, ses besoins et objectifs propres. Comme pour un menu, différents parcours sont possibles.

A ce jour, au vu de l’accompagnement en cours de plus de 200 organismes de formation, bilans de compétences, accompagnement VAE et CFA, tous certifiés ou sur le point de l’être, trois types de situations initiales émergent parmi nos clients :

Client OF indépendant STB Conseil
Client OF avec équipe de 10 personnes Media Management
Client OF indépendant Embelys
et nos principales références : Références clients

L’offre du groupement Performance Qualité TPE – PME, depuis fin 2019, était initialement conçue pour répondre aux organismes en activitédes deux premiers types, formés au référentiel et ayant besoin d’un accompagnement ponctuel ou global parfaitement adapté à notre accompagnement à distance utilisant notre plateforme informatique dédiée « QUALITE – OF ». Pour la formation, à cette époque prévalait encore l’idée que les besoins se porteraient majoritairement sur la formation en présentiel, ce que la pandémie Covid-19 et ses conséquences pratiques sont venues modifier.

Lors de la rentrée 2020, après l’expérience forcée et concluante de la formation à distance, nous avons élargi notre offre en incluant, si besoin, la formation préalable, à distance, de nos clients au référentiel Qualiopi pour les différents types de prestations qu’ils réalisent (formation, bilans de compétences, accompagnement VAE et CFA).

En complément à notre offre de prestations modulaires « A la carte », ci-dessous détaillée, nous proposons également une offre forfaitaire « 1 + 2 + 3 », détaillée à la suite de l’offre modulaire, avantageuse et particulièrement destinée aux organismes dont le Chiffre d’Affaires en prestations de formation professionnelle n’excède pas 750 k€.

Phase 1 – Appropriation du référentiel RNQ Qualiopi

Ce référentiel (disponible à tous sur le site du Ministère du travail , décret n° 2019-565 du 6 juin 2019) définit les exigences (nommées Indicateurs), classées par Critères (thèmes), applicables aux quatre types d’actions (métiers) concernés par le référentiel de certification : actions de formation, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, les actions de formation par apprentissage.

Un Guide de lecture (également disponible sur le site du Ministère de travail) explicite les exigences selon les prestations de formation ou d’accompagnement concernées et en donnant des exemples de preuves et documents spécifiques, selon les métiers.

Une appropriation du référentiel par l’organisme de formation ou d’accompagnement au développement des compétences et ses acteurs semble donc nécessaire avant toute autre chose.

Moyens

Cette appropriation peut être réalisée de manière autonome ou par le biais d’une formation spécifique. Dans tous les cas, pour la bonne compréhension du référentiel, il sera utile de contextualiser les exigences de celui-ci aux étapes chronologiques de vos pratiques métier, par exemple pour des actions de formation « sur-mesure » en INTRA-entreprise et pour des formations « catalogue » en INTER-entreprises comme illustré ci-joint dans la fiche repère Fiche Intra / Inter ayant pour but de faciliter l’orientation dans le référentiel RNQ et son Guide de lecture.

Selon la taille de votre organisme, vos besoins et vos moyens financiers, il vous appartient de choisir la façon optimale de vous approprier ce référentiel RNQ.

Phase 2 – État des lieux et plan d’actions

Selon que vous avez déjà été Datadocké ou bien certifié selon un référentiel qualité en vigueur ou bien si vous êtes un nouvel organisme, votre situation à l’égard du référentiel ne sera probablement pas la même. Il convient donc d’établir un état des lieux pour identifier les sujets sur lesquels vos pratiques professionnelles répondent déjà aux exigences et ceux pour lesquels vos pratiques et/ou vos documents (éléments de preuves) nécessiteront une évolution, une amélioration. Peut-être identifierez-vous également de nouvelles pratiques à mettre en place.

Moyens

Un diagnostic initial est un bon moyen. Que ce soit sous forme d’auto-diagnostic, réalisé au moyen d’un outil adhoc (document ou outil informatique), ou en faisant appel à un consultant externe, le diagnostic doit vous permettre de vous situer et d’évaluer votre niveau initial de satisfaction des exigences du référentiel.

À l’issue du diagnostic, un plan d’actions est établi, regroupant les sujets à traiter pour combler l’écart éventuel entre votre situation initiale et la situation finale de conformité au référentiel RNQ (Qualiopi). Autrement dit, identifier ce qu’il serait conseillé de faire évoluer ou de changer au regard du référentiel.

Cette phase d’état des lieux et de plan d’actions est cruciale car elle conditionne la réussite de votre démarche, au moins autant que la mise en place elle-même des actions. Comme pour beaucoup de projets, quels que soient les domaines, les sujets pas ou mal identifiés en phase de diagnostic risquent plus que d’autres d’être pas ou mal mis en œuvre par la suite.

C’est sûrement la raison pour laquelle, les organismes font assez souvent appel à une ressource externe expérimentée pour les aider dans cette phase du projet.

La structure même du référentiel RNQ (Qualiopi), par thèmes et sous-thèmes, donc modulaire est pensée pour aider à la réalisation du diagnostic et du plan d’actions. Pour autant ces briques élémentaires ne constitueront un édifice solide et efficace que si elles sont définies pour pouvoir être effectivement assemblées et liées entre elles de manière pertinente (cf. Phase 3 ci-après).

Les consultants expérimentés en démarches qualité appliquées à la formation professionnelle, existent et sont probablement nombreux à proposer leurs services. Il faut s’en réjouir, car la concurrence est saine et joue souvent en faveur des clients !

Selon la taille de votre organisme, vos besoins et vos moyens financiers, il vous appartient de choisir la façon optimale de mener à bien cette phase de diagnostic et de plan d’actions, en autonomie totale ou avec l’aide de ressources externes, en présentiel ou à distance.

Phase 3 : Accompagnement des acteurs

En schématisant, cette phase est simple à définir : les acteurs de l’organisme mettent en œuvre le plan d’actions et assemblent les briques élémentaires de la démarche qualité, avec ou sans aide extérieure. Par exemple vous pourriez être invités à formaliser certaines pratiques clés, à faire évoluer des documents, à (re-)organiser vos dossiers de formation ou d’accompagnement, à mettre en place une base de données sur les résultats pédagogiques de vos prestations ou le suivi des parcours professionnels de vos bénéficiaires.

Selon le niveau de détail du plan d’actions et surtout selon sa pertinence, la mise en œuvre n’est souvent pas aussi linéaire et simple que ce qui est prévu à l’origine. Mais cette variabilité de la réalisation par rapport à la conception n’est pas non plus une loi d’airain ! Dans une démarche qualité, comme en formation ou comme dans d’autres projets techniques ou humains, il arrive aussi que les choses se déroulent comme prévu !

Moyens

Les moyens pour la mise en œuvre sont forcément majoritairement internes. Seule l’appropriation des briques de la démarche qualité, pratiques professionnelles et documents associés, par les acteurs eux-mêmes garantit la pérennité de la démarche et sa possible contribution à la performance de votre organisme au travers de la satisfaction des parties prenantes.

Il s’agit à ce stade de construire la « maison » qualité qui vous convient en tenant compte des orientation, objectifs et priorités définis dans le plan d’actions. Il existe souvent plusieurs façons d’atteindre un résultat donné, cela est vrai aussi pour les activités de formation professionnelle comme cela l’est pour beaucoup d’autres activités dans le monde professionnel.

Par thème du référentiel ou par pratique métier, il est donc question, dans cette phase de mise en œuvre, de définir concrètement et souvent collégialement des moyens adaptés, choisis pour déployer les pratiques professionnelles et documents décidés pour répondre au référentiel, en suivant le guide que constitue votre plan d’actions spécifique à votre situation.

Bien qu’au final, les composantes d’une démarche qualité, pour un type d’organisme donné, soient connues, en nombre fini et limité, les assemblages et mélanges possibles, comme pour un plat, peuvent aboutir à des résultats inégaux en qualité !

Pour cette étape, en lien assez fort avec la précédente, un intervenant expérimenté, interne ou externe, peut être utile notamment pour accélérer l’appropriation, l’adaptation et la mise en œuvre de pratiques ou documents nouveaux ou partiellement nouveaux.

Selon la taille de votre organisme, vos besoins et vos moyens financiers, il vous appartient de choisir la façon optimale de mener à bien cette phase de mise en oeuvre, en autonomie totale ou avec l’aide d’intervenants externes, en présentiel ou à distance.

Phase 4 : Validation des actions qualité mises en place

La mise en œuvre d’une démarche qualité n’est jamais terminée, c’est d’ailleurs un peu le principe de l’amélioration continue ! Pour autant il faut bien, à un moment donné de la mise en oeuvre initiale, acter la fin de l’étape et décider que le travail accompli est suffisant pour se présenter à l’audit de certification et se préparer à recevoir l’auditeur ou l’auditrice mandaté.e par l’organisme de certification accrédité.

Cette étape de validation du travail accompli nécessite une certaine expérience, notamment dans le niveau attendu d’accomplissement par les organismes de certification. Le Guide de lecture DGEFP, cité plus haut, remplit également ce rôle en définissant pour chaque exigence le « Niveau Attendu ». Cependant, sans faire injure à quiconque, les formulations proposées laissent de la place à une variété de situations, indispensable car ce Guide de lecture tient compte de la variété des organismes de formation et d’accompagnement auxquels il s’adresse, tout comme celle de leurs domaines de prestations, de leurs tailles, de leurs publics, etc.

Au final donc, une expérience spécifique est utile pour décider du moment où il convient de se présenter à la certification Qualiopi.

Moyens

Que ce soit au moyen d’un audit à blanc, à l’instar d’un examen blanc, ou par la décision de fin d’étape de mise en œuvre, prise en conscience par la direction de l’organisme postulant à la certification, avec l’aide éventuelle d’un intervenant externe, cette phase d’évaluation déclenche le compte à rebours pour l’audit de certification.

Si vous optez pour un audit à blanc, en présentiel comme l’audit initial de certification, il vous appartiendra de choisir un auditeur ou auditrice qualifiée sur ce référentiel RNQ (Qualiopi), de préférence par des organismes de certification accrédités ou en cours, afin de réunir toutes les conditions de représentativité de l’audit blanc par rapport à l’audit de certification.

L’audit à blanc donne lieu à un rapport d’audit qui détaille les points de conformité et de non-conformité au référentiel RNQ (Qualiopi), comme s’il s’agissait d’un audit de certification. A la suite de cet audit, des actions d’amélioration sont habituellement nécessaires.

Pour les organismes qui souhaitent un accompagnement complet et forfaitaire, incluant la formation au référentiel Qualiopi et à ses exigences, ainsi que l’accompagnement à la mise en oeuvre de leur démarche qualité jusqu’à la certification, nous proposons une offre forfaitaire « Tout Compris » avantageuse et spécifiquement destinée aux organismes dont le Chiffre d’Affaires en prestations de formation professionnelle n’excède pas 750 k€. Pour les organismes de formation dépassant ce seuil de Chiffre d’Affaires, un devis personnalisé est nécessaire.

L’accompagnement proposé, parcours pédagogique pouvant faire l’objet d’une convention de formation, inclut :

En option, l’audit à blanc en présentiel, dans les conditions de l’audit de certification, peut compléter cette offre « 1 + 2 + 3 » (en ajoutant le coût de l’audit à blanc)

Maintenant que toutes les règles officielles sont définies, que la liste d’organismes certificateurs accrédités par le COFRAC pour auditer les organismes de formation ou d’accompagnement au développement des compétences est établie, que les retours d’expérience d’audits son connus, le temps de la mise en œuvre des démarches qualité dans les organismes de formation, avec confiance et efficacité, est venu !

La démarche présentée ci-dessus, dont la philosophie s’applique à tous les référentiels qualité avec certification, devrait permettre à ceux qui ne sont pas familiers de ces démarches accréditées d’y voir plus clair, notamment en termes de méthode et de ressources à mobiliser.

Notre offre est plurielle et modulable, de telle sorte à s’adapter à tous les besoins. A ceux qui ont déjà expérimenté les référentiels qualité et/ou une certification, nous proposons une approche modulaire qui leur permettra de de choisir l’aide dont ils ont besoin (formation, outil de diagnostic et de plan d’actions, accompagnement à la mise en oeuvre, proposition de documents, audit à blanc …).

A ceux qui rencontrent pour la première fois une démarche qualité avec certification, nous proposons un parcours complet personnalisé à leurs besoins jusqu’à la certification Qualiopi.

Post-scriptum : Nous ne sommes ni les seuls ni ne prétendons être les meilleurs mais nous revendiquons deux choses, fondamentales à nos yeux : nous sommes des professionnels des démarches qualité avec certification sous accréditation et nous militons pour que les petits OF et les indépendants, que nous sommes aussi, puissent accéder à la certification qualité, rendue obligatoire par la Loi du 5 septembre 2018, dans les meilleures conditions possibles de professionnalisme, de qualité et de coût !

C’est pour ces structures, en particulier, que nous avons conçu et mis en œuvre des modalités d’accompagnement à distance, innovantes et effectives, qui réduisent fortement les coûts et préservent la qualité ! Et en ce début 2022, nous pouvons aussi revendiquer un résultat probant : l’accompagnement couronné de succès de 200 organismes !

Le guide ci-joint vous aide à découvrir l’interface de travail de notre application de formation et d’accompagnement Voir Guide de prise en main .

Un aperçu du diagnostic qualité, détaillant 2 critères du référentiel, est en libre accès Extrait de diagnostic .

Cet accès est à durée limitée (3 jours).

Les prestations au forfait et modulaires à distance de notre offre sont communes à tous les accompagnateurs et accompagnatrices du groupement (cf. liste ci-dessous). Cette offre est déployée en collaboration avec notre partenaire numérique ChangeForSaaS Solutions, éditeur d’AnCodea, logiciel collaboratif pour démarches qualité participatives.

Les consultants-formateurs indépendants accompagnant les OF réunissent les compétences et l’expérience nécessaires :

Tous ensemble, nous regroupons et vous apportons l’expérience de nos vécus dans les trois « langues » de la formation professionnelle : celle de la pédagogie, celle de l’utilité et des résultats pour les entreprises et celle de l’administratif et des finances avec leurs clients respectifs que sont les bénéficiaires directs des prestations, les entreprises où ces bénéficiaires expriment leurs compétences et les financeurs publics et/ou les gestionnaires de fonds mutualisés.

Le référentiel Qualiopi, bien que centré sur la Qualité, s’inscrit dans ce contexte et assure la compatibilité des visions et impératifs des différents acteurs.

Notre équipe d’accompagnateurs et d’accompagnatrices comprend des professionnels issus de ces trois domaines, ce qui assure à nos clients organismes de formation professionnelle, de prestations de bilans de compétences ou d’accompagnement à la VAE, une vision globale et équilibrée des exigences et des réponses à fournir.

Au 05/01/2023, les consultantes et consultants du groupement agréé.e.s pour cette offre d’accompagnement sont : Valérie Brun Klein, Florence Castets, Hervé Giraud, Stéphanie Heurtaut, Olec Kovalevsky, Jean-Yves Turmel, Jean-Louis Vincent, Béatrice Thélémaque, Frédéric Prigent, Daniela Orecchioni

Pour toute information complémentaire contactez-nous ici.